Cafezinho do chefe... coisa polêmica!

Pessoal,

Como pode ser visto nos comentários da postagem anterior eu cometi um erro. Criei um exercício mal formulado onde um chefe mal humorado e pão duro solicitava a modelagem de um sistema para controlar o cafezinho dos funcionários. Tem um furo enorme ali.

Era para ser uma caricatura, uma analogia. Um chefe pão duro que deseja economizar no café representa um administrador muito preocupado com algum aspecto relevante das operações da empresa.

A forma obsessiva como ele deseja cotrolar e ter acesso imediato aos seus funcionários representa um modelo antigo e um tanto canhestro que ainda encontramos em muitos lugares Brasil a fora.

O pão-durismo representa uma preocupação crescente com economia, onde muitas empresas precisam melhorar processos (através da tecnologia ou não) para torna-los mais eficientes.

No final das contas, como disse o Gerson Dias:

... as características do patrão se sobressaíram e fica um tanto complicado vc tentar analisar este pedido sem tocar neste assunto.

Preciso ser sincero e dizer que não gastei tanto tempo assim tentando superar a futilidade do tema (a automação dos pedidos de café). Nem me dei conta de que a caricatura acabaria inviabilizando a proposta na medida em que se soma ao tema simplista.

Bastaria ter dito tudo isso desde o começo: façam de conta que o cafézinho é um problema logístico maior de requisição de suprimentos que afetam diretamente a produtividade dos funcionários, mas que está custando mais do que deveria, sem o devido controle e causando alguns problemas menores de comunicação.

Assim sendo decidi deixar isso bem claro e não abandonar o exercício. Também vou iniciar uma série de posts sobre a relação do AN com os patrocinadores para que, juntos, possamos refletir sobre as questões que começamos a discutir neste exercício.

De qualquer forma, já sinto que o Cafezinho Online (convite à críticas) alcançou um dos seus objetivos: gerar debate e trazer novas perguntas sobre a nossa atividade.

Cafezinho Online - II

Ótimo, vamos continuar o exercício. Depois de alguns dias em treinamento sobre a visão de análise de negócios no CIASC (logo vou postar sobre isso também) nada melhor do que uma forma criativa de começar a semana.

Houve duas respostas ao primeiro post do Cafezinho Online. Ambas colocaram questionamentos bem pertinentes ao patrocinador. Também se levantou a possibilidade de questionar a Senhora que prepara os cafés. Este vai ser o segundo post desta semana sobre este projeto.

Analista de negócios otimista entrevistando o patrocinado.

Assim sendo vou considerar que a técnica empregada para extrair estas informações é a entrevista estruturada. Vejamos o que diz o BABoK 1.6:

4.7 Technique: Interview

[...]

4.7.2 Description

[...]
For the purpose of eliciting business requirements, interviews are of two basic types:

• Structured interview, where the business analyst has a pre-defined set of questions and is looking for answers.

• Unstructured interview, where, without any pre-defined questions, the business analyst and the interviewee discuss in an open-ended way what the business expects from the target system.

Acontece que mesmo as entrevistas não estruturadas ou livres não são tão livres assim. Mesmo sem uma lista de perguntas e respostas bem definidas você tem um objetivo claro para a reunião. Precisa descobrir o perfil do entrevistado e adequar sua linguagem ao que ele está acostumado a ouvir e falar. No tempo em que eu dava aulas de inglês discutia-se muito language grading (não consegui achar rapidamente uma referência para isso online, vou ficar devendo).

Language grading quer dizer, basicamente, levar o seu diálogo ao nível de comunicação do aluno. Quer dizer que, para manter a turma toda falando inglês durante toda a aula, sem recorrer ao português, você precisa se comunicar com os alunos "rebaixando" seu inglês a um nível que eles possam compreender. Falar devagar, usar palavras simples, às vezes uma mímica, e assim por diante.

Bom, para poder falar um pouco a linguagem do cliente você precisa entrar na reunião com alguma informação: ele é administrador ou engenheiro? Analista de sistemas ou de crédito? O dono da empresa ou a pessoa que prepara o café? Ele vai entender os jargões da engenharia de software? Ele quer entrar nesse mundo ou quer apenas resolver seu problema?

O planejamento para uma entrevista não precisa ser, via de regra, especialmente meticuloso. Basta que você tenha algumas informações sobre a pessoa com quem vai conversar, faça alguns bons minutos de pesquisa online e especial e principalmente saiba ser um bom ouvinte.

Ah! Mas todo AN deve ser um bom ouvinte... vamos para a entrevista tentando descobrir algo! Acontece que muita gente fica presa ao planejamento, à sua lista de perguntas e às respostas que pretende descobrir. Muita gente fala e pensa somente através do seu vocabulário profissional e falha em estabelecer uma conexão, um certo nível de intimidade, com o cliente. E lá se foi grande oportunidade.

Bom, tudo isso pra pensar um pouco em como se preparar para a entrevista com o Patrão, o patrocinador do projeto. Ele é administrador, mas tem muita intimidade com projetos de desenvolvimento de software. Conhece os jargões necessários e já participou de muitas entrevistas como essa, seja com desenvolvedores terceirizados, seja com pessoal da própria empresa. Vai ser moleza (desta vez).

Perguntas (vou aglutinar algumas pois a resposta será uma só):

1. Existe alguma forma de controle atualmente?
2. Existe mais de um tipo de café?
3. Se sim, há alguma relação/lista deles?
4. Parece que a questão é dos ramais ficarem ocupados? Ou porque o Patrão não consegue falar com os funcionários quando necessário? Ou há necessidade de falar de forma muito frequente com eles?
5. Ou seriam os custos adicionais dos cafézinhos extras? Ou está havendo desperdício porque a Senhora não tem ideia da demanda?
6. Ou a Senhora não consegue fazer o seu verdadeiro trabalho?
7. Ou o cafézinho dele demora a chegar?

As perguntas de 1 a 3 realmente (como a autora comentou) estão mais chegadas ao lado dos requisitos, enquanto as outras estão questionando o real problema do Patrão. Vamos às respostas:

1. Provavelmente, afinal no final do mês existe um relatório que eu exijo do pessoal da copa dizendo quantos cafés cada funcionário consumiu (ele mostra um papel de pão com uns nomes e números rabiscados).
   
2. Sim. Eu gosto de café com leite de manhã e preto amargo depois do almoço. Podem haver outros.
3. O pessoal da copa deve ter essa lista.
4. Sim, essa coisa de ligar para um funcionário e não conseguir falar com ele me irrita muito. Acontece pelo menos duas vezes por mês e me deixa bravo! Eu pago o salário deles e quero que estejam disponíveis quando eu preciso falar com eles.
5. Ah isso sim me deixa furioso! Os gastos com café cresceram assustadoramente (ele pega na gaveta um maço de papel de pão rabiscado, presos com um clip de papel a um gráfico feito no excel impresso em papel A4) e por isso coloquei um limite de 10 cafés por funcionário por semana, mas está completamente fora de controle (ele balança furiosamente o último papel de pão na sua frente).
6. Felizmente, sempre que peço, meu café chega quentinho e em pouco tempo (diz ele se acalmando).

Então AN´s? Quais os próximos passos e qual a sua interpretação do que aconteceu?

Cafézinho Online

Este post é o primeiro de uma série de posts com exercícios de análise de negócios. Espero que seja útil. A idéia é ter participação, que as pessoas interessadas mandem material que eu possa publicar na sequência cumprindo tarefas simples e que, neste processo, possamos descobrir juntos formas diferentes de abordar problemas comuns do nosso dia a dia.

Termo de abertura do projeto:

de: patrao@empresa.com.br
para: an@empresa.com.br
data: 01 de fevereiro de 2010
assunto: sistema para controle de cafezinho online

AN, Quero que você inicie a análise para o projeto de um sistema de controle do cafezinho aqui na empresa. Como você é novo aqui pode não saber ainda, mas aqui funciona assim: eu ligo pra copa, falo com a Senhora que trabalha lá e ela me trás um café aqui na minha mesa. Isso qualquer funcionário pode fazer, mas tem um limite de 10 cafés por semana que não está sendo respeitado. Então quero fazer um sistema de pedido online de café para controlar isso e para manter os ramais dsocupados. Pode iniciar hoje mesmo. Em uma semana quero saber como está andando. Seu patrão.



Projeto #1: Cafezinho Online
Cliente: Seu patrão, o pão duro.
Recursos alocados:
1 analista de negócios (você!)

Quais as primeiras ações?